Senhoras(es),

Em resposta à solicitação de LAI - SIC 23546044849202247 - Processo nº 23074.056918/2022-49, compartilhamos o que segue:

A Biblioteca Central (BC) é responsável pelo recebimento de trabalhos de conclusão de curso (TCC) de pós-graduação (dissertações e teses) defendidas no Campus I. As produções defendidas a partir de 01/10/2020 são depositadas, exclusivamente, por meio do autodepósito.

As Bibliotecas Setoriais do Campus I, são responsáveis pelo recebimento dos TCC de graduação, e têm características distintas em relação ao recebimento desses TCC, podendo ser realizado por e-mail, CD e/ou impresso, a depender de cada Biblioteca e do que possa ter sido estabelecido pelas Coordenações dos Cursos e/ou pelos Núcleos Docentes Estruturantes (NDE) em diversos períodos.

Já as Bibliotecas Setoriais dos demais Campi (II, III e IV), são responsáveis pelo recebimento dos TCC de cursos de graduação e de pós-graduação. O recebimento dos TCC de graduação podem ser realizados por e-mail, CD e/ou impresso, a depender do que possa ter sido estabelecido pelas Coordenações dos Cursos e/ou pelos Núcleos Docentes Estruturantes (NDE). No caso dos TCC de pós-graduação, o recebimento desses ocorre atualmente por meio do autodepósito, seguindo a mesma regra para os casos em que a data de defesa tenha ocorrido a partir de 01/10/2020.

As normas e o Ofício abaixo identificados são complementares às respostas ao pedido de informação SIC 23546044849202247 - “quanto ao recebimento de TCC, de tese e dissertações antes e pós-pandemia do COVID 19”:

• Processo nº 038727/2019-10 - Encaminha solicitação de parecer sobre digitalização e publicização de TCCS de graduação e pós-graduação no Repositório Institucional da UFPB;
• Norma nº 1 / 2020 - BC de 18/03/2020 - Nº do Protocolo: 23074.016082/2020-28 - Procedimento de depósito de teses e dissertações na Biblioteca Central;
• Norma nº 2 / 2020 - BC de 19/03/2020 - Nº do Protocolo: 23074.016327/2020-09 - Procedimento de depósito de teses e dissertações na Biblioteca Central;
• Norma nº 3 / 2020 - BC de 22/04/2020 - Nº do Protocolo: 23074.021334/2020-38 - Procedimento de depósito de trabalho de conclusão de curso - TCC nas Bibliotecas Setoriais;
• Norma nº 4 / 2020 - BC de 28/07/2020 - Nº do Protocolo: 23074.054858/2020-94 - Procedimento de depósito de trabalho de conclusão de curso - TCC;
• Ofício Circular Nº 138/2020 - BC de 21/10/2020 - Nº do Protocolo: 23074.087552/2020-56 - Depósito de teses e dissertações.

EM FORMATO PAPEL:

“No que se refere ao recebimento TCCs, de teses e dissertações em papel, quais são os procedimentos adotados  pela equipe no que tange a preservação e o acesso aos usuários?”

ANTES da COVID-19: Na BC os TCC de pós-graduação são catalogados no Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas (SIGAA) e disponibilizados apenas para consulta local.

Os trabalhos apenas impressos, mas que venham a dispor de termo de autorização específico da autoria, são digitalizados e disponibilizados no Repositório Institucional (RI) - https://repositorio.ufpb.br/, conforme Parecer nº 00240/2019/DEPJUR/PFUFPB/PGF/AGU da Procuradoria Jurídica processo nº 23074.038727/2019-10, acesso público em: https://sipac.ufpb.br/public/jsp/processos/processo_detalhado.jsf?id=1823905

DEPOIS da COVID-19 -  Na BC, quanto aos TCC de pós-graduação, o recebimento de trabalhos impressos foi interrompido durante a pandemia, passando a ser realizado em primeiro momento, por e-mail, e em seguida, pelo autodepósito, perdurando nesta última forma até o momento.

“Em relação ao TCCs, existe algum procedimento e/ou intenção de digitalizar e tornar esses materiais acessíveis, em algum sistema interno?”

Na BC, os TCC de Pós-graduação apenas impressos, mas que venham a dispor de termo de autorização específico da autoria, são digitalizados e disponibilizados no Repositório Institucional (RI), conforme Parecer nº 00240/2019/DEPJUR/PFUFPB/PGF/AGU da Procuradoria Jurídica processo nº 23074.038727/2019-10, acesso público em: https://sipac.ufpb.br/public/jsp/processos/processo_detalhado.jsf?id=1823905

As Bibliotecas Setoriais são responsáveis pela disponibilização dos TCCs de Graduação (Todos os Campi) e nos Campi (II, III e IV) também pelos TCC de pós-graduação no Repositório Institucional (RI) daqueles que contém termo de autorização para publicação.

Quanto à digitalização, todas as Unidades devem seguir o Parecer nº 00240/2019/DEPJUR/PFUFPB/PGF/AGU da Procuradoria Jurídica processo nº 23074.038727/2019-10.

“Existe o procedimento de descarte de TCC na instituição. Caso não, por favor, justifique.”

Desconhecemos documentação que regulamente esse tipo de política para TCC de Graduação na instituição. Indicamos consulta complementar ao Arquivo Central da UFPB.

Em relação aos TCC de pós-graduação, a BC poderá realizar apenas o descarte de duplicatas. Desconhecemos se já foi feito alguma vez.

“Existe o procedimento de devolução de TCC na instituição. Caso sim, por favor, justifique.”

Desconhecemos documentação que regulamente esse tipo de política na instituição.

EM FORMATO DIGITAL:

“No que se refere ao recebimento TCCs, de teses e dissertações em formato digital quais são os procedimentos adotados pela equipe no que tange a preservação e o acesso aos usuários?”

ANTES da COVID-19: Na BC, os TCC de pós-graduação, entregues em CD/DVD, sem solicitação de embargo, ou seja, aqueles que possuem termo de autorização para livre e irrestrita publicação, são disponibilizados no Repositório Institucional (RI).

DEPOIS da COVID-19 -  Na BC, durante a pandemia, o recebimento dos TCC de pós-graduação em CD/DVD foi interrompido, passando a ser realizado, em primeiro momento, por e-mail e, em seguida, pelo autodepósito, perdurando nesta última forma até o momento. As produções que dispõem de termo de autorização específico da autoria, são disponibilizados no Repositório Institucional (RI).

Quanto à preservação, os trabalhos são registrados em uma base de dados que é mantida num ambiente seguro de acesso e preservação de backup e recuperação em caso de incidentes. O povoamento do RI é realizado por servidores designados pelas lideranças das respectivas Bibliotecas. A amplitude de permissões no Sistema é estabelecida pelas lideranças, que se encarregam de identificar as Comunidades e respectivas Coleções a serem criadas.

“Existe o procedimento de descarte de TCC na instituição. Caso não, por favor, justifique.”

Todos os TCCs (graduação e pós-graduação) publicados na plataforma de repositórios, não são descartados. Seu armazenamento segue as normas internas de preservação digital.

“Existe o procedimento de devolução de TCC na instituição. Caso sim, por favor, justifique.”

Na BC, no momento, inexiste procedimento de devolução de TCC. Os exemplares são únicos e há necessidade de verificação de material embargado.

“No que diz respeito ao recebimento do arquivo na biblioteca, ao formato do arquivo, existe algum tipo de especificação, isto é, PDF ou PDF/A? Por favor, justifique.”

ANTES da COVID-19: Na BC o recebimento dos arquivos dos TCC de pós-graduação era feito em formato PDF e, antes de povoar o RI, a equipe adicionava senha de proteção ao arquivo, fazendo uso de software disponibilizado pelo IBICT.

DEPOIS da COVID-19: Na BC o recebimento dos arquivos dos TCC de pós-graduação continuou sendo feito em formato PDF, porém sem a adição de senha ao arquivo, haja vista que inexistia quantidade de licenças suficientes para atender à equipe de povoamento remoto, que viabilizasse a proteção dos arquivos.

O formato PDF se manteve porque já vinha sendo utilizado e era de largo conhecimento da comunidade. A equipe desconhecia a característica do PDF/A quanto à reprodutibilidade para efeito de preservação.

“Em relação a assinatura, vocês estão aceitando documentos com a assinatura eletrônica do Gov.br ou ICPedu, ou assinatura fake (recorde da assinatura original) para recebimento do arquivo em formato digital?“

ANTES e DEPOIS da COVID-19: Na BC, temos recebido documentos com assinatura Gov.br. Desconhecemos se foi entregue documento com assinatura ICPedu e se a UFPB aderiu ao serviço. Quanto a recorte de assinatura original temos localizado em materiais recebidos durante a pandemia. As assinaturas dos documentos de TCC são validadas em outras instâncias até chegar à BC.

“Existe algum procedimento de preservação para os documentos que são recebidos em formatos digitais, que não estão inclusos no Repositório Institucional ou outro sistema?”

ANTES da COVID-19 - Na BC, os arquivos dos trabalhos (teses e dissertações) referentes a um dado período (aproximadamente 2010 em diante até 2020), eram recebidos acondicionados em caixas de DVD, e armazenados em arquivo deslizante.

DEPOIS da COVID-19 - Com o autodepósito, os trabalhos ficam armazenados no SIGAA. Os documentos que transitam no Sistema Integrado de Gestão (SIG) da UFPB, são gerenciados por sistema específico de protocolo.

“Com a nova realidade, o recebimento via e-mail permanecerá? Caso sim, existe algum manual com orientações”

No caso dos TCC de pós-graduação (dissertações e teses) o recebimento é realizado atualmente, tanto na Biblioteca Central, Campus I, como nas Bibliotecas Setoriais dos demais Campi, por meio do autodepósito. Manual disponível no link: https://biblioteca.ufpb.br/biblioteca/contents/noticias/autodeposito-de-teses-e-dissertacoes-ja-pode-ser-feito-via-sigaa/manual-autodeposito-sigaa-ufpb-corrigido.pdf/view

Permanecemos à disposição, em escuta ativa.

Cordialmente,